Verificación digital de bienes patrimoniales

Hasta el inventario del año fiscal 2025, la Directiva N° 0006-2021-EF/54.01 conocía una sola forma de constatar un bien: la verificación física, al barrer, ambiente por ambiente. La Resolución Directoral N° 0004-2026-EF/54.01 incorporó al artículo 35 una segunda figura —la verificación digital— aplicable al procedimiento de inventario del año fiscal 2026 en adelante.

Es una de las novedades más comentadas de la modificación y, previsiblemente, una de las que más se va a malinterpretar. Este artículo analiza el texto del numeral 35.4, delimita su alcance real y propone el protocolo documental que una entidad necesita para usarla sin generar contingencias.

Lo que dice la norma, elemento por elemento

El numeral 35.4 incorporado establece cinco elementos que conviene leer por separado, porque cada uno impone una obligación distinta:

1. Es una excepción sujeta a justificación, no una modalidad a elección. La verificación digital procede "cuando, atendiendo a causas debidamente justificadas (…) se determine que no es posible efectuar la verificación física". La regla sigue siendo la verificación física; la digital exige demostrar imposibilidad, no conveniencia. Ahorrar viáticos o comprimir el cronograma no son causas: son conveniencias.

2. La justificación se consigna en dos documentos, en dos momentos. Las causas deben constar en el Plan de Inventario —es decir, la Comisión debe prever ex ante qué bienes o grupos de bienes no podrán verificarse físicamente y por qué— y en el Informe Final de Inventario, donde se documenta lo efectivamente ejecutado. Una verificación digital decidida sobre la marcha, sin rastro en el plan, nace con un defecto de sustento.

3. Hay un estándar técnico mínimo: grabación y comunicación en línea. La norma exige herramientas que permitan "como mínimo la grabación y comunicación en línea, así como confirmar la existencia y ubicación" del bien. La palabra clave es en línea: la verificación es un acto sincrónico, con interacción en tiempo real entre verificador y tenedor del bien. Una fotografía enviada por mensajería, un formulario autocompletado por el usuario o un video pregrabado no cumplen el estándar: son declaraciones unilaterales sin contradictorio, precisamente lo que la exigencia de comunicación en línea busca evitar.

4. La información tiene carácter de declaración jurada y es susceptible de revisión posterior. Este doble efecto distribuye responsabilidades: quien participa de la verificación digital responde por la veracidad de lo declarado, y la entidad —o la DGA— conserva la facultad de constatar físicamente después. La verificación digital no cierra el caso: lo deja en un estado de certeza provisional.

5. El etiquetado pendiente se regulariza con plazos y condiciones explícitos. Si en la verificación digital no puede completarse la identificación del bien —el símbolo material de inventario que exige el literal d) del numeral 35.3—, el acto se regulariza después, "debiendo precisarse los plazos y condiciones en el Informe Final". Es decir: el Informe Final no puede limitarse a listar los bienes verificados digitalmente; debe programar cuándo y cómo se completará su identificación física.

El alcance real: para qué casos está pensada

Leída con su carácter excepcional, la figura tiene un campo de aplicación natural y acotado:

• Bienes asignados a personal en trabajo remoto o modalidades mixtas: laptops, monitores y mobiliario en domicilios de servidores. Es el caso que con mayor probabilidad motivó la incorporación de la figura, y el único masivo.
• Bienes en comisión de servicio o desplazamiento prolongado: equipos que acompañan a personal fuera de la sede durante la ventana de campo.
• Ubicaciones temporalmente inaccesibles por causas objetivas: zonas declaradas en emergencia, ambientes clausurados por seguridad, sedes cuyo acceso está físicamente impedido durante la campaña.
• Bienes en poder de terceros bajo actos de administración vigentes, cuando el tercero no puede facilitar el acceso físico dentro del cronograma.

Y tiene, con la misma claridad, usos que la desnaturalizan: verificar digitalmente una sede remota porque el traslado es costoso, o un pabellón completo porque el cronograma quedó corto. Ahí la justificación no es una imposibilidad sino una decisión de gestión, y el riesgo es doble: la revisión posterior prevista en el propio numeral, y la causal del numeral 36.2 que tiene por no registrado el inventario cuando la verificación —física o digital— no cubrió la totalidad de los bienes. Una verificación digital mal sustentada no es cobertura: es un vacío con apariencia de cobertura, y en una acción de control se lee exactamente así.

Qué debe confirmar la verificación para ser tal

El estándar normativo es existencia y ubicación, pero una verificación que solo confirme "que hay una laptop en la pantalla" no resiste la revisión posterior. El riesgo técnico específico de la modalidad digital es la sustitución: mostrar un bien del mismo modelo en lugar del bien asignado. La verificación digital seria neutraliza ese riesgo verificando identidad, no apariencia:

• Lectura en cámara de los datos que individualizan el bien: número de serie, código patrimonial si el bien está etiquetado, características distintivas (marca, modelo, color, daños visibles registrados).
• Constatación del estado de conservación observable, dejando registro de lo que la modalidad no permite constatar (funcionamiento interno, accesorios no mostrados).
• Confirmación de la ubicación declarada, con el nivel de precisión que el caso admita.
• Identificación de los participantes del acto: quién verifica, quién exhibe el bien, en qué fecha y hora.

Protocolo documental sugerido

La norma fija el estándar pero no el procedimiento; ese vacío lo debe llenar cada entidad —y es exactamente el tipo de contenido que corresponde al Plan de Inventario reforzado que exige el artículo 33 modificado, incluida su sección de gestión de riesgos. Un protocolo de verificación digital defendible contiene, como mínimo:

En el Plan de Inventario (ex ante):

1. Relación de bienes o grupos de bienes candidatos a verificación digital, con la causa de imposibilidad de verificación física de cada grupo.
2. Herramienta a emplear y forma en que satisface el estándar de grabación y comunicación en línea.
3. Guion mínimo del acto de verificación: qué se exhibe, en qué orden, qué datos se leen en cámara.
4. Tratamiento del riesgo de sustitución y de las fallas de conectividad (reprogramación, escalamiento a verificación física).

En la ejecución (durante): 5. Registro sincrónico en la Ficha de Levantamiento de Información (Anexo N° 07), con la marca de modalidad digital. 6. Grabación del acto, conservada como evidencia con identificación del bien, fecha y participantes. 7. Declaración del tenedor del bien, con conocimiento expreso del carácter de declaración jurada de la información proporcionada.

En el Informe Final (ex post): 8. Relación consolidada de bienes verificados digitalmente, con su causa, ratificando o ajustando lo previsto en el plan. 9. Relación de bienes cuya identificación (etiquetado) quedó pendiente, con plazo y condiciones de regularización — exigencia expresa del numeral 35.4. 10. Incidencias: verificaciones digitales fallidas y su tratamiento (reprogramación, derivación a verificación física, o reporte del bien como no ubicado).

El punto 9 merece subrayarse porque conecta con la obligación nueva del artículo 36: las regularizaciones pendientes de etiquetado son, materialmente, recomendaciones del Informe Final — y por tanto ingresan al Plan de Ejecución de Recomendaciones que la OCP debe elaborar, la OGA aprobar y la entidad ejecutar dentro del año. Lo que la verificación digital deja pendiente no se diluye: queda programado y supervisado.

Síntesis comparativa

La verificación digital es un instrumento correcto para un problema real —los bienes que el trabajo remoto sacó de las sedes— y un instrumento peligroso cuando se usa para lo que no es. La diferencia entre ambos escenarios no está en la tecnología empleada sino en tres papeles: la causa en el Plan, la evidencia del acto y los plazos de regularización en el Informe Final. Las entidades que preparen esos tres elementos antes de la campaña 2026 podrán usar la figura con tranquilidad; las que la improvisen descubrirán en la revisión posterior que una videollamada sin protocolo no era una verificación.

Fuentes: Resolución Directoral N° 0004-2026-EF/54.01 (El Peruano, 16/01/2026), que modifica los artículos 33, 35 y 36 e incorpora el numeral 35.4 a la Directiva N° 0006-2021-EF/54.01, aprobada por RD N° 0015-2021-EF/54.01 y modificatorias; Comunicado N° 006-2026-EF/54.01 de la DGA sobre la aplicación temporal de las modificaciones. Serie: Gestión Patrimonial — CYC Gestión Integral S.A.C.