Bienes patrimoniales no son existencias

La palabra "inventario" produce una confusión persistente en la gestión pública y privada: nombra al mismo tiempo el procedimiento de verificación física y dos universos de bienes que no comparten naturaleza, marco normativo ni metodología. Buena parte de los problemas que encontramos en campo —conciliaciones que no cierran, kardex aplicados a activos fijos, bienes de uso contados como si fueran stock— nacen de tratar ambos universos con una conceptualización genérica.

Este artículo establece la delimitación. Es la base sobre la que se construye el resto de esta serie.

Dos objetos, no uno

Los bienes patrimoniales (bienes de uso, activos fijos) son bienes de capital: permanecen en la organización más de un ejercicio, se usan en las operaciones y no están destinados a la venta ni al consumo. Su unidad de análisis es el bien individual: cada uno tiene identidad propia —un código único—, una historia propia (alta, asignación, movimientos, mejoras, depreciación, baja) y un responsable de su uso y custodia. Una laptop no es intercambiable con otra laptop idéntica: cada una tiene su código, su usuario y su expediente.

Las existencias (suministros, materiales, mercaderías, productos) son bienes realizables o consumibles: su destino es salir —por venta, consumo o distribución— y son fungibles. Su unidad de análisis es el ítem y su cantidad: una resma de papel no tiene identidad individual; lo relevante es cuántas hay, dónde están y cuánto valen. El control se ejerce sobre saldos, no sobre unidades identificadas.

De esa diferencia de naturaleza se deriva todo lo demás.

La norma peruana ya hizo esta separación

En el sector público, el Sistema Nacional de Abastecimiento (Decreto Legislativo N° 1439) regula ambos universos, pero mediante directivas distintas:

• La Directiva N° 0006-2021-EF/54.01 rige la gestión de los bienes muebles patrimoniales: alta, baja, asignación en uso, inventario anual, saneamiento, actos de administración y disposición.
• La Directiva N° 0004-2021-EF/54.01 rige la gestión de almacenamiento y distribución: ingreso al almacén, custodia, kardex, despacho y distribución de bienes.

Hay un matiz técnico que conviene retener: en el marco del SNA, "bien mueble" es el género que abarca ambos universos. El mismo bien es existencia mientras permanece en el almacén y se convierte en bien patrimonial cuando sale a uso y se incorpora al registro patrimonial. La frontera entre ambos regímenes no es una clasificación abstracta: es un momento del ciclo de vida del bien —la salida de almacén— y es donde ocurre buena parte de los errores de registro que después aparecen como sobrantes en el inventario patrimonial.

En el sector privado no existe una directiva procedimental equivalente, pero la separación es igual de nítida y opera en dos planos:

• Plano contable: la NIC 16 regula propiedades, planta y equipo (reconocimiento, depreciación, componentización, baja en cuentas); la NIC 2 regula existencias (costo, fórmulas de valuación, valor neto realizable).
• Plano tributario: el control de existencias tiene régimen propio en el artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, que escala las obligaciones según ingresos brutos anuales: sobre 1,500 UIT, sistema de contabilidad de costos con registros de inventario permanente en unidades físicas y valorizado; entre 500 y 1,500 UIT, registro de inventario permanente en unidades físicas; bajo 500 UIT, sin registros permanentes pero con obligación de practicar inventario físico de existencias al cierre del ejercicio. Los activos fijos, en cambio, se controlan por la vía de la depreciación contabilizada y el sustento de las bajas. Las diferencias de inventario de existencias no acreditadas pueden derivar en presunciones de ventas omitidas (artículo 69 del Código Tributario); las diferencias en activos fijos derivan en reparos a la depreciación. Riesgos distintos, sustentos distintos.

Consecuencias metodológicas: por qué no se inventarían igual

La verificación física de cada universo responde a preguntas diferentes, y por eso usa técnicas diferentes:

El inventario patrimonial verifica identidad. Se recorre cada ambiente al barrer y se constata, bien por bien: que existe, dónde está, en qué estado se encuentra, quién lo tiene asignado y que sus datos coinciden con el registro patrimonial. Por eso el bien patrimonial se etiqueta con código único (QR, código de barras, placa) y la conciliación se hace bien a bien contra el registro patrimonial y contra el detalle contable. El resultado se expresa en sobrantes y faltantes identificados individualmente.

El inventario de existencias verifica exactitud de saldos. Se cuenta por ítem y se contrasta el conteo contra el kardex. No se etiqueta cada unidad —sería absurdo etiquetar cada resma—; se controla la ubicación (código de ubicación en anaquel, no código de bien) y la rotación. Las técnicas propias de este universo son los conteos cíclicos, el indicador de exactitud de registro de inventario (ERI) y el análisis ABC para priorizar qué se cuenta y con qué frecuencia. El resultado se expresa en diferencias de saldo por ítem, valorizadas.

Aplicar la metodología de un universo al otro produce resultados inservibles: etiquetar existencias con código único multiplica el costo sin agregar control; contar activos fijos como saldos por ítem ("15 sillas") destruye la trazabilidad individual que exige tanto la directiva patrimonial como el sustento de la depreciación.

Las zonas frontera: donde se concentran los errores

Entre ambos universos existen casos límite que ningún manual genérico resuelve, y que trataremos individualmente en esta serie:

1. La salida de almacén de bienes de uso: el momento exacto en que una existencia se vuelve bien patrimonial, y qué pasa cuando ese tránsito no genera el alta patrimonial correspondiente.
2. Repuestos y equipos de reserva significativos: cuándo dejan de ser existencia (NIC 2) y califican como propiedades, planta y equipo (NIC 16).
3. Bienes de menor cuantía: bienes que por su valor no se activan contablemente pero que igual requieren control administrativo de uso y custodia.
4. Suministros consumidos en la construcción o mejora de activos propios: existencias cuyo destino final es capitalizarse como parte de un bien patrimonial.

Síntesis

La primera decisión correcta en cualquier proyecto de inventario no es logística ni tecnológica: es declarar con precisión sobre cuál de los dos universos se va a trabajar, con qué marco y con qué metodología. Todo lo demás se deriva de ahí.

Serie: Fundamentos de Gestión Patrimonial (Parte 1) — CYC Gestión Integral S.A.C. Las referencias normativas corresponden a la legislación peruana vigente a la fecha de publicación.